Intranet Agen ville et agglo

L’administration commune Ville, CCAS et Agglomération d’Agen compte environ 950 agents depuis leur réunification en 2015. L'ancien intranet était celui de la Ville, et datait de 2010.

Outil centralisateur, il était alors consulté quotidiennement depuis environ 600 postes informatiques. L’administration commune souhaitait procéder à une refonte complète de son intranet destiné à rassembler autour d’un point d’entrée unique les informations axées sur la communication interne et sur des accès aux applications métiers, bureautiques et outils collaboratifs. Il devait également représenter les différentes structures (graphiquement et au niveau des contenus) pour que chaque agent s'y retrouve.

Notre accompagnement a débuté avec la définition de la nouvelle arborescence, reprenant l'intégralité des informations utiles aux agents des différentes structures. Le site s'axe autour de 4 rubriques principales, et d'une page d'accueil conçue comme un véritable dashboard personnalisable par les agents eux-mêmes. Ainsi, chacun peut organiser sa page d'accueil comme il le souhaite : ordre des strates de la page (actualités, agenda, raccourcis, offres d'emploi, mouvements internes, espace documentaire) et liens vers les applications métiers / pages favorites.

Le nouveau portail extranet  nécessite une connexion. Les comptes agent proviennent en partie de l'Active Directory de l'Agglomération et d'autres ont été créés directement sur le site.

Graphiquement, le site reprend les identitiés de chaque structure dans un mélange harmonieux de manière à conserver une cohérence tout au long de la navigation.

Fonctionnement, l'extranet regroupe un ensemble de fonctionnalités essentielles pour les agents. On retrouve notamment tous les accès directs aux logiciels métiers, une interconnexion avec les outils messagerie et calendrier des agents ou encore un système de réservation de ressources (véhicules et salles). Les agents disposent également de fonctionnalités interactives, leur permettant de proposer des actualités, des événements, ainsi que de publier des petites annonces et les gérer.